Các doanh nghiệp, công ty khi thay đổi địa điểm làm việc cần phải thông báo cho khách hàng, đối tác cùng toàn thể thành viên trong công ty biết. Điều này rất quan trọng! Tránh trường hợp khách hàng, đối tác đến tìm mà không gặp được. Trên thực tế, khi chuyển văn phòng làm việc, nơi kinh doanh các công ty cần chuẩn bị mẫu thông báo chuyển văn phòng. Nội dung mẫu thông báo chứa đầy đủ thông tin cần thiết cung cấp cho đối tác, khách hàng trên nhiều phương tiện truyền thông. Vậy như thế nào là mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc, kinh doanh đầy đủ nhất? Cùng Chuyển Nhà 247 tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tại sao doanh nghiệp, công ty khi chuyển nơi làm việc cần phải có thông báo chuyển văn phòng?
Mục lục
Việc thay đổi địa điểm kinh doanh đối với các công ty, doanh nghiệp là việc vô cùng lớn vì ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hiện tại của cả doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi chuyển văn phòng làm việc sang địa chỉ mới, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉnh chu ngay từ ban đầu. Các khâu vận hành cơ sở làm việc mới cũng cần chú ý cẩn thận.
Khi di dời địa điểm làm việc cần thông báo cho ai?
Thông báo chuyển địa điểm văn phòng cần được báo cho những ai? Khách hàng chính đối tượng mà bạn nên thông báo đầu tiên. Vì khách hàng là người tạo ra doanh thu và lợi nhuận của công ty. Nếu họ không biết công ty bạn đã chuyển địa điểm và bạn lại không thông báo cho họ biết địa chỉ mới thì khả năng cao họ sẽ chọn công ty khác cung cấp dịch vụ tương tự.
Đối tượng thứ 2 bạn cần thông báo chuyển văn phòng đó là đối tác của công ty. Tất cả những đối tác đã đồng hành cùng công ty trong bất kể thời gian ngắn hay dài đều cần được biết công ty bạn sẽ chuyển sang địa điểm mới. Điều này cần thiết cho các hoạt động liên kết sau này và mở rộng các mối quan hệ thuận tiện hơn cho quá trình kinh doanh.
Cuối cùng là những thành viên trong công ty. Không ai muốn mình là người cuối cùng biết sự thay đổi địa điểm làm việc cả. Hay thậm chí công ty đã chuyển địa chỉ mới mà cũng không hề hay biết. Một thông báo gửi đến tất cả nhân viên công ty là công việc khá đơn giản nhưng vô cùng cần thiết.
Bạn quan tâm: Top 38 dịch vụ chuyển văn phòng uy tín trọn gói giá rẻ TPHCM
Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty gồm có những gì?
Các nội dung cần phải có trong mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho toàn bộ nhân viên trong cuộc họp hoặc qua email thì bạn cũng nên gửi thông báo cho tất cả khách hàng, đối tác sớm nhất có thể.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng thông thường sẽ có nội dung sau:
- Tiêu ngữ, quốc ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty. Một số trường hợp thông báo không cần có tiêu ngữ và quốc ngữ.
- Nêu rõ lý do chuyển văn phòng: mở rộng khu vực làm việc, hỗ trợ khách hàng tốt hơn trong không gian làm việc mới, mở rộng quy mô công ty…
- Thông báo chính xác địa điểm chuyển đến để khách hàng, đối tác dễ nhận biết.
- Thời gian làm việc tại văn phòng mới.
- Cung cấp thông tin của công ty như: số điện thoại, địa chỉ email, website, mã số thuế …
- Lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã luôn đồng hành cùng công ty.
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng cần đảm bảo đầy đủ nội dung cơ bản bên trên. Thông qua thông báo này, khách hàng sẽ dễ dàng nắm được thông tin công ty bạn thay đổi địa điểm.
Hình thức mẫu thông báo
Bạn hãy soạn thảo văn bảo và ký tên đóng dấu hoặc thiết kế thành một lá thư đơn giản. Nếu được, hãy sử dụng đồng thời cả 2 hình thức nhằm đảm bảo tính trang trọng.
Nội dung và thiết kế mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt và phù hợp theo định hướng của công ty bạn. Thông qua thông báo chuyển văn phòng, các công ty có thể gây ấn tượng mạnh mẽ đến quý khách hàng.
Bên cạnh thông báo đổi địa điểm văn phòng đến khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cần thông báo chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đóng thuế và xuất hóa đơn thuế về sau.
Các kênh truyền thông để thông báo
Có rất nhiều kênh thông báo chuyển địa điểm văn phòng. Bạn có thể tham khảo các kênh thông báo như sau:
- Đăng trực tiếp thông báo trên website (có thể kèm theo thiết kế banner,…).
- Gửi email đến từng khách hàng, đối tác.
- Gửi kèm với các hợp đồng, văn kiện,…
- Thông báo qua cuộc gọi tới khách hàng.
- Treo banner ở trước cửa địa điểm công ty cũ để thông báo.
- Đăng lên mạng xã hội (như Facebook, Instagram, Zalo,…).
- …..
Một vài mẫu thông báo chuyển văn phòng
Một vài mẫu thông báo chuyển văn phòng cho bạn tham khảo:
Mẫu 1
Mẫu 2
Mẫu 3
Thời gian thông báo
Mẫu thông báo chuyển văn phòng nên được tiến hành thông báo trước 1 tháng cho tất cả khách hàng, đối tác,… của công ty. Nếu không, bạn nên thông báo tối thiểu trước 1 tuần để thuận tiện cho việc sắp xếp công việc và đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, sự liên lạc của đối tác.
Một vài lưu ý khác bạn nên quan tâm khi chuyển văn phòng công ty
Lưu ý các công việc cần làm khi chuyển văn phòng bạn không thể bỏ qua như sau:
- Chuẩn bị mẫu thông báo chuyển văn phòng đúng chính tả, lịch sự, gọn gàng,… và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đến khách hàng, đối tác.
- Thực hiện đầy đủ thủ tục khai báo theo đúng như quy định pháp luật.
- Đồng thời thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website và các văn bản hành chính như hợp đồng, giao dịch,…
- Thông báo chuyển văn phòng đối với các đơn vị chuyển phát, giao nhận,… quen của công ty.
- Đóng gói tất cả đồ dùng văn phòng ngăn nắp và khoa học để tiện cho việc di chuyển đến địa điểm mới.
- Trường hợp văn phòng có quá nhiều máy móc thiết bị và đồ đạc lớn, nặng như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo, két sắt lớn,… bạn nên ưu tiên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói TPHCM để đảm bảo an toàn.
Các công việc cần thiết khi công ty chuyển văn phòng bạn cần phải thực hiện đầy đủ và chính xác. Đặc biệt, khâu thu dọn đồ và chuyển đồ phải làm cẩn thận tránh bị thất lạc. Trên đây, Chuyển Nhà 247 đã thông tin đến bạn các việc cần làm khi chuyển văn phòng. Đây là việc vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp, công ty. Nếu xử lý không cẩn thận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của công ty. Vì vậy, bạn cần chú ý sắp xếp cho đúng và phù hợp để tiện cho việc di chuyển đồ đạc, chuẩn bị môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.
