17 Gợi ý lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học chi tiết A – Z

Chuyển văn phòng không phải chuyện đơn giản, bạn có thể gặp nhiều khó khăn nếu không có một kế hoạch cụ thể. Văn phòng là nơi làm việc của rất nhiều người chứ không phải chỉ một vài cá nhân. Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể có lẽ không quá quan trọng đối với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với trường hợp là những công ty lớn, số lượng nhân sự lên đến hàng trăm người thì nó lại phát huy tác dụng một cách đáng kể. Vì thế khi đã muốn di dời văn phòng thì lập ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh là việc quan trọng đầu tiên cần làm. Lập kế hoạch chi tiết từ khâu nhiệm vụ đến khâu vận chuyển sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Nếu bạn còn chưa hình dung cụ thể hãy cùng Chuyển Nhà 247 tìm hiểu 9 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học chi tiết nhất từ A – Z để quá trình chuyển văn phòng diễn ra một cách nhanh chóng, khoa học nhất.

9 bước để lập kế hoạch chuyển văn phòng

Lập một kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể ngay khi doanh nghiệp bạn có ý định di dời từ nơi này sang nơi khác sẽ mang đến khá nhiều lợi ích. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, hạn chế tối đa vấn đề làm gián đoạn các hoạt động của công ty. Một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp mọi người trong công ty hình dung được toàn bộ quá trình di dời, từ đó sắp xếp công việc một cách hợp lý. Chưa kể đến việc lên kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết sẽ giúp quá trình di dời nơi làm việc được diễn ra đúng tiến độ, bạn có thể tính được mức chi phí cần dự trù, tránh để phát sinh thêm các khoản phí ngoài ý muốn. Vậy kế hoạch chuyển văn phòng cần làm những gì?

1. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Có rất nhiều thứ phải làm khi quyết định chuyển văn phòng. Vì thế bắt đầu lên kế hoạch từ sớm sẽ giúp bạn linh hoạt, chủ động hơn trong quá trình di dời văn phòng. Thời gian cụ thể lên kế hoạch thường bắt đầu vào 6 tháng trước khi chuyển (đối với công ty vừa, nhỏ) và 1-2 năm cho công ty có quy mô lớn. Các công việc chủ đạo khi lập kế hoạch:

• Lên danh sách cụ thể, đầy đủ các công việc cần làm trong quá trình di dời.
• Quyết định người sẽ phải chịu trách nhiệm chính cho việc di dời văn phòng. Hãy huy động một đội hỗ trợ nếu cần thiết để giúp công việc hoàn thành nhanh chóng, tránh xảy ra sai sót.
• Thiết lập từng nhiệm vụ cho từng cá nhân.
• Xác định thời gian cần để hoàn thành cho mỗi công việc.

2. Lựa chọn ngày tốt vận chuyển văn phòng

Văn phòng làm việc gần như là cơ quan đầu não của bất kì một công ty, doanh nghiệp. Việc chọn ngày tốt để tiến hành chuyển văn phòng là vô cùng cần thiết và quan trọng. Chọn được ngày tốt sẽ giúp việc kinh doanh của công ty bạn ngày càng thuận lợi, hanh thông.

Ngoài ra, nên lựa chọn chuyển văn phòng vào những ngày cuối tuần để hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty.

3. Chọn ra người phụ trách

Mỗi dự án đều cần 1 người đứng đầu phụ trách để quản lý, phân công và điều tiết nhằm đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch. Hãy chọn ra 1 nhân sự thực hiện giám sát toàn bộ công việc từ khâu sắp xếp, đóng gói hàng hoá đến khâu di dời. Vì thế hãy chọn ra người ưu tú trong việc có khả năng quyết định, có khả năng quản lý, làm việc theo nhóm tốt, có quyền đại diện cho doanh nghiệp, kỹ năng tổ chức, sắp xếp tốt.  

4. Thành lập 1 nhóm phụ trách

Chuyển văn phòng là một vấn đề lớn, cần có sự hợp tác giữa các thành viên để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Vậy nên việc thành lập một nhóm hỗ trợ là rất cần thiết. Nhóm sẽ bao gồm những người có nhiệm vụ hỗ trợ người phụ trách hoàn thành dự án được giao. Hãy chọn những người có tinh thần trách nhiệm cao, khả năng làm việc nhóm tốt, có chuyên môn kiểm soát mọi công việc. Cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa nhóm và điều phối viên tại văn phòng để quan sát toàn bộ giúp tránh sai sót, nhầm lẫn đồ đạc, vật dụng, thiết bị. Các công việc mà nhóm sẽ chịu trách nhiệm bao gồm:

• Lên danh sách các công việc cần thực hiện.
• Lập danh sách thứ tự đóng gói các vật dụng.
• Chọn nhân sự đảm nhiệm từng công việc.
• Đề ra thời gian cụ thể hoàn thành công việc.

Các thành viên của nhóm phụ trách phải là những người có ý thức, trách nhiệm cao và còn đòi hỏi cần có kiến thức về công việc, nhiệm vụ từng phòng ban trong công ty, vị trí các thiết bị. Với các thiết bị máy móc văn phòng, hãy chọn những cá nhân có chuyên môn cao trong việc tháo lắp, đóng gói các thiết bị điện tử như: máy tính, điện thoại, máy in… một cách an toàn, nhanh chóng.

Một mẹo nhỏ để công việc được thực hiện đúng tiến độ: Các thành viên nên hợp với nhau định kỳ, thường xuyên để cập nhật tiến độ thực hiện công việc, tăng trách nhiệm giải trình. Cách này sẽ giúp kế hoạch di dời diễn ra một cách hiệu quả, suôn sẻ nhất.

5. Thiết lập lộ trình công việc chi tiết (timeline)

Hãy xem ngày chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là ngày nào trước khi lập timeline, tiếp đến chọn ngày di dời văn phòng sao cho hợp lý. Hãy lập một thời gian biểu rõ ràng, chi tiết như ngày cụ thể để di dời văn phòng là ngày nào, bao lâu thì sắp xếp, dọn dẹp nơi làm việc mới, ngày nào di dời các thiết bị, vật dụng…để công việc diễn ra thuận lợi, dễ theo sát.

Một tips nhỏ gửi đến bạn: Hãy thông báo cho nhân viên về địa chỉ càng sớm càng tốt để có sự chuẩn bị tốt, nhất là khi hai địa điểm cách xa nhau. Tiếp đến, nhắc nhở nhân viên cập nhật tiến độ di chuyển thường xuyên.

Tham khảo thêm: Cách xem ngày tốt chuyển văn phòng làm việc mới nhất 2022

6. Tính toán chi phí cần dùng

Chi phí cần dự trù dựa vào các yếu tố sau: quy mô doanh nghiệp, số lượng vật dụng, thiết bị cần di dời, nhân lực và khoảng cách di dời là bao xa. Cần thêm một khoản chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài, dự kiến nâng cấp thiết bị… Hãy dự trù một khoản tiền được gọi là “bảo hiểm” vì một số đồ đạc, vật dụng trong quá trình di dời có thể bị hư hại, đổ vỡ. 

Tốt nhất bạn nên lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói TPHCM uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó còn có chính sách bảo hành, hoàn tiền 100% khi đồ đạc, thiết bị của bạn bị hư hại.

Nếu không sử dụng dịch vụ trọn gói do không đủ ngân sách, quy mô công ty nhỏ, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng việc tự đóng gói, hỗ trợ quá trình bốc xếp hàng hoá, tuy nhiên, nên có chế độ bồi dưỡng thêm cho nhân viên.

7. Tìm thuê văn phòng mới

Trong bảng lập kế hoạch chuyển văn phòng đương nhiên không thể thiếu khâu tìm văn phòng mới. Lên một danh sách các tiêu chí để lựa chọn địa điểm nơi làm việc mới sao cho vừa phù hợp ngân sách công ty vừa đáp ứng kế hoạch kinh doanh hiện tại cũng như tương lai. Các tiêu chí cần quan tâm khi chọn địa điểm làm việc mới:

• Địa điểm thuê, diện tích văn phòng, thời gian thuê trong bao lâu, thuê với chi phí bao nhiêu.
• Các đặc điểm quan trọng: Tình trạng giao thông như thế nào? Có dễ quay đầu xe không? Có nơi đậu, đỗ xe an toàn không? Hệ thống phòng cháy chữa cháy, thoát nước, liên lạc, thang máy, thiết bị điều hòa không khí, dịch vụ đi kèm, mức độ hoàn thiện các dịch vụ có đáp ứng nhu cầu của công ty bạn cần không?
• Một số thời điểm cần nắm: Thời gian di dời đến địa điểm mới trễ nhất là khi nào? Ngày nhập trạch là ngày nào? Thời gian bắt đầu hoạt động công ty ở địa điểm mới?
• Những yêu cầu khác: an ninh khu vực, tình trạng phong thuỷ của địa điểm mới, các dịch vụ tiện ích gần công ty…

Việc lập ra cụ thể các tiêu chí dựa trên nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp sẽ giúp quá trình tìm kiếm nơi làm việc mới được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, tránh phát sinh thêm những chi phí không cần thiết khác. Hãy tìm đến ban quản lý nơi mà bạn có dự định thuê để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hoặc liên hệ với dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín, chất lượng để biết thêm chi tiết.

8. Lên kế hoạch cho văn phòng mới

Khi đã có nơi làm việc mới, hãy bắt tay ngay vào thiết kế, sắp xếp không gian làm việc sao cho hợp lý. Một kế hoạch di chuyển văn phòng hoàn chỉnh nên chứa cả kế hoạch dịch chuyển nơi làm việc tùy chỉnh, kiểm đếm lại một vài vấn đề như: số lượng nhân sự, số thiết bị, máy móc doanh nghiệp bạn sở hữu, phương tiện di dời… Một kế hoạch di dời gồm các bước:

Lên kế hoạch sắp đặt cho sàn văn phòng mới:

Hãy bắt tay thảo luận, bàn bạc với đơn vị thiết kế nơi làm việc để nắm rõ sơ đồ cách bố trí vị trí nội thất, trang thiết bị văn phòng, thiết kế của từng phòng ban, không gian chung, phòng hội họp… Đó cũng là thời điểm tốt nhất để bạn cải thiện, khắc phục các vấn đề về lỗi bố trí ở nơi cũ nhằm tạo ra một điều kiện làm việc tốt hơn so với văn phòng cũ như: các lỗi đi lại, việc bày trí máy photocopy còn bất tiện, chiếm nhiều không gian, chỗ ngồi làm việc không thoải mái, chật chội… Những vấn đề tồn đọng này sẽ được giải quyết triệt để nếu có một kế hoạch bố trí cụ thể, chi tiết. Sau đó, hãy đưa bản sắp xếp này cho các nhóm phụ trách, các đơn vị cung cấp có liên quan để tiến hành công việc nhanh chóng.

Thống kê, lên danh sách các thiết bị, vật dụng đang có:

Lựa chọn các trang thiết bị, máy móc còn sử dụng được lâu dài đem đến nơi làm việc mới để tiết kiệm ngân sách. Bên cạnh đó, các đồ đạc đã cũ, không còn dùng đến hãy đem thanh lý hoặc loại bỏ và thay bằng những thứ mới.

9. Cập nhật thông tin, địa chỉ văn phòng mới

Cập nhật thông tin, địa chỉ văn phòng mới là việc làm nên được ưu tiên hàng đầu khi quá trình di dời văn phòng hoàn tất. Hãy cập nhật ngay và luôn khi có thể. Ưu tiên thay đổi ngay trên các phương tiện truyền thông: website, fanpage, chữ ký email … Sau đó là đến: bảng hiệu, card visit.

10. Liên hệ, trao đổi với các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ

Hãy liên lạc, tìm hiểu từ 3 đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói trở lên để đảm bảo chọn được đơn vị vận chuyển tốt nhất. Đặc biệt, nếu công ty bạn có nhiều thiết bị, đồ đạc dễ vỡ trong quá trình vận chuyển như: thiết bị y tế, hàng hoá có giá trị cao chẳng hạn các tác phẩm nghệ thuật, thiết bị điện tử, đồ đạc dễ nhầm lẫn thì chỉ nên lựa chọn 1 đơn vị vận chuyển trong suốt quá trình di dời văn phòng.

11. Thông báo đến các cá nhân, đơn vị liên quan

Cần lên kế hoạch cụ thể để thông báo cho các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng biết về việc thay đổi địa chỉ công ty để tránh những bất tiện trong quá trình hợp tác kinh doanh. Một số đơn vị cụ thể mà bạn nên ưu tiên thông báo trước:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ dữ liệu, điện thoại.
• Các đơn vị vận chuyển, bưu điện, chuyển phát nhanh.
• Phòng ban nhà nước: công an, chi cục thuế…
• Khách hàng của doanh nghiệp: thông báo cho họ trước khi thực hiện quá trình di dời nơi làm việc. Liên lạc, trao đổi cách thức hợp tác trong quá trình di dời.
• Đối tác: Gửi email hoặc liên hệ trực tiếp với họ, thông báo trên các website, thông tin đại chúng nếu cần thiết.

Một số vấn đề cần tránh mắc phải khi thuê, di dời nơi làm việc

1. Không có một bản kế hoạch cụ thể

Mọi việc sẽ trở nên khó kiểm soát thậm chí có thể xảy ra những trường hợp như: chậm trễ tiến độ, thiếu sót đồ đạc… bởi di dời văn phòng có rất nhiều công động, rủi ro trong quá trình vận chuyển.

2. Xem địa điểm cho thuê văn phòng một cách sơ sài, qua loa

Một số người, doanh nghiệp đến xem địa điểm cho thuê văn phòng với một tâm thế khá “hời hợt” Đa số họ chỉ dành ra 20-30 phút cho việc xem xét sau đó đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần ghi chép, phân tích. Điều này nhanh gọn, không tốn nhiều thời gian nhưng lại tiềm ẩn khác nhiều rủi ro.

Thay vì thế, bạn hãy dành thời gian quan sát, đánh giá thật kỹ để nhận ra những ưu, nhược điểm của địa điểm cho thuê sau đó tiến hành so sánh, đối chiếu với một vài địa điểm khác rồi hãy quyết định nên chọn thuê nơi nào.

3. Thời gian tìm nơi cho thuê văn phòng mới quá ngắn

Đây là một vấn đề nhiều người mắc phải. Việc tìm kiếm quá gấp rút sẽ khiến bạn không đủ thời gian tìm hiểu, so sánh, đối chiếu nhiều địa điểm cho thuê khác nhau, mất lợi thế trong việc thỏa thuận giá cả, có thể có thêm nhiều chi phí phát sinh. Thời gian hợp lý để tìm địa điểm mới cho thuê văn phòng là 4 đến 6 tháng. Bạn có thể tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, so sánh, thảo luận giá cả, điều khoản với bên cho thuê.

4. Tìm kiếm, lựa chọn đơn vị thi công nội thất quá muộn

Để đảm bảo chất lượng, chi phí bạn nên tìm đối tác thiết kế trong thời gian sớm nhất. Rất nhiều các văn phòng cho thuê áp dụng ưu đãi miễn phí từ nửa tháng đến một tháng cho doanh nghiệp thi công nội thất. Không những thế còn có chính sách miễn phí bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư… đây là hai ưu điểm cực kì quan trọng để bạn quyết định có thuê hay không thuê một văn phòng.  

5. Chậm trễ trong việc liên hệ với các đơn vị vận chuyển

Hãy tham khảo, dành thời gian đối chiếu, so sánh để chọn ra đơn vị vận chuyển phù hợp sớm nhất có thể. Một đơn vị có tính chuyên môn cao, uy tín sẽ hỗ trợ, giúp ích rất nhiều trong việc di dời văn phòng.

6. Không nghĩ đến khả năng tăng quy mô

Một địa điểm thuê văn phòng cần đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp trong 3 đến 5 năm tiếp theo. Có rất nhiều trường hợp đã đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn chỉ vì lí do gia tăng nhân sự mà quy mô công ty lại quá nhỏ. Điều này gây mất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm, di dời văn phòng sang nơi khác một lần nữa, bên cạnh đó còn làm tổn hao ngân sách, ảnh hưởng hiệu quả làm việc của nhân viên do môi trường làm việc không ổn định.

Mong rằng với 9 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết từ A đến Z mà chúng tôi cung cấp sẽ có ích cho bạn trong vấn đề chuyển văn phòng sang nơi mới một cách chu đáo hơn. Cảm ơn bạn đã xem bài viết này!

⭐⭐⭐ Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:⭐⭐⭐

• Địa chỉ: Số 9 Đường 26/3, P. Bình Hưng Hoà, Q. Tân Phú
• Hotline: 0838.890.890 (Chuyển Nhà 247)
• Email: vantaithanthien247@gmail.com
• Website: chuyennha247.net