Hồ sơ, hàng hóa của một công ty, doanh nghiệp là tài sản vô cùng quý giá và quan trọng đối với doanh nghiệp đó. Tuy nhiên,đâu đó cũng còn có nhiều đơn vị công ty, doanh nghiệp hay thậm chí cá nhân thường không lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, hàng hóa một cách cẩn thận. Nên khi cần tìm lại hồ sơ, hàng hóa vô cùng khó khăn và thường tốn rất nhiều thời gian. Do đó, vấn đề lưu trữ hồ sơ, hàng hóa là một việc rất quan trọng, nhằm giúp quá trình vận hành, tìm kiếm nhanh chóng hơn. Hiểu được điều này, chuyển nhà 247 đã cho ra đời dịch vụ lưu trữ hồ sơ,tài liệu, hàng hóa cho cá nhân, doanh nghiệp tphcm an toàn, bảo mật, nhanh gọn, tiện lợi, tiết kiệm. Do đó, khi khách hàng nào có nhu cầu, thì chúng tôi chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho mọi khách hàng. Để hiểu rõ hơn, mời mọi người tham khảo qua bài viết dưới đây.

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hàng hóa quan trọng thế nào đói với doanh nghiệp?

Mục lục

1 Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hàng hóa quan trọng thế nào đói với doanh nghiệp?
- 1.1 Vậy công việc, dịch vụ lưu hồ sơ để làm gì?
- 1.2 Những khó khăn thường gặp khi lưu trữ hồ sơ, tài liệu?
2 Những loại hình dịch vụ lưu trữ hiện có tại Chuyển Nhà 247
3 Lý do nên chọn dịch vụ lưu trữ tại Tphcm của Chuyển Nhà 247?
4 Tổng hợp những câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ lưu trữ tại Chuyển Nhà 247

Lưu giữ hồ sơ, tài liệu không phải đơn thuần là cất giữ chúng trong kho. Mà đó là cả một nghiệp vụ, có tổ chức khoa học cụ thể, rõ ràng với các công việc như: nhận hồ sơ tài liệu, giao hồ sơ tài liệu, cất trữ hồ sơ tài liệu trên kệ một cách gọn gàng ngăn nắp, tiêu hủy hồ sơ, trang bị về phần mềm quản lý, đội ngũ nhân viên phải được huấn luyện mọi kỹ năng chặt chẽ chuyên nghiệp và dịch vụ lúc nào cũng sẵn sàng…

Vậy công việc, dịch vụ lưu hồ sơ để làm gì?

Như đã nói trên, công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu là vô cùng quan trọng. Bởi chúng giúp:

Việc đối chiếu số liệu, tài liệu, thông tin cũ với số liệu mới một cách nhanh chóng, chính xác hơn.
Hỗ trợ cho việc tham khảo, nghiên cứu lại những thông tin cũ, nhằm rút ra kinh nghiệm tối ưu nhất cho kế hoạch, dự án mới.
Với những thông tin về con số như: hóa đơn thu mua, kế toán, tài chính… đều cần được cất giữ cách cẩn thận để về sau đi kiểm toán, báo cáo với Chi Cục Thuế hoặc báo cáo lên các đơn vị nhà nước.

Những khó khăn thường gặp khi lưu trữ hồ sơ, tài liệu?

Với vấn đề lưu trữ, tài liệu cũng gặp nhiều bất cập và khó khăn như sau:

Hạn chế về không gian. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũ quá nhiều sẽ khiến cho không gian làm việc trở nên chật hẹp, kém hiệu quả.
Bị giới hạn ngân sách. Vì cần phải dùng tiền đầu tư để thuê một nhà kho chứa tài liệu, hồ sơ. Điều này đôi lúc sẽ vượt quá ngân sách của bạn.
Bị hạn chế thời gian. Bạn sẽ phải mất, phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp, lưu trữ, vận chuyển những đống hồ sơ, tài liệu cũ này.
Hạn chế về nguồn nhân lực. Bởi không một ai làm ở công ty hay đơn vị doanh nghiệp bạn mãi. Nên sẽ không ai quản lý chúng hoặc quản lý hồ sơ, tài liệu này lại không đúng cách.

Những loại hình dịch vụ lưu trữ hiện có tại Chuyển Nhà 247

#1. Bảo quản và thực hiện lưu trữ hồ sơ cho công ty doanh nghiệp

SGL sẽ đáp ứng đầy đủ các nhu cầu lưu trữ hồ sơ cho công ty, doanh nghiệp khách hàng dưới điều kiện tốt nhất. Tùy theo quy mô và tùy vào số lượng hồ sơ, tài liệu mà đơn vị Chuyển Nhà 247 đều có thể đáp ứng đúng và đủ một cách phù hợp nhất.

Tại đơn vị chúng tôi với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp theo quy trình QA-SGL. Nên sẽ thực hiện nhiệm vụ chăm sóc và quản lý hồ sơ tốt nhất, an toàn nhất. Tất cả hồ sơ tài liệu lưu trữ của bạn đều sẽ được đơn vị chúng tôi tổ chức sắp xếp một cách ngăn nắp, cung cấp đầy đủ vật dụng bảo quản như kệ giá, hộp đựng, nhằm hỗ trợ cho quý khách hàng.

#2. Dịch vụ thực hiện tiêu hủy hồ sơ khi đã hết thời hạn lưu trữ

Với những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra và thông báo cụ thể đến khách hàng. Sau đó, đơn vị dịch vụ cùng với khách hàng lên kế hoạch tiêu hủy tất cả những hồ sơ đã hết hạn lưu trữ bằng các giải pháp an toàn, bảo vệ vệ sinh môi trường. Quy trình, tiêu hủy sẽ được giám sát bởi bên thứ 3 và khách hàng, nhằm đảm bảo việc mọi việc diễn ra một cách an ninh và bảo mật thông tin.

** Lưu ý: Những đơn vị công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tiêu hủy hồ sơ, tài liệu. Dịch vụ lưu trữ của Chuyển Nhà 247 sẽ hỗ trợ tận nơi, tận địa điểm công ty, doanh nghiệp bạn để vận chuyển và tiêu hủy.

#3. Tra cứu và trích lục lại hồ sơ cũ

Nếu khách hàng đã tin chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ của Chuyển Nhà 247, thì việc tra cứu và trích lục hồ sơ cũ cực kỳ đơn giản và dễ dàng. Bởi tại đơn vị dịch vụ chúng tôi đã sắp xếp tất cả tài liệu hồ sơ một cách khoa học và có tổ chức đúng kho lưu trữ theo quy trình QA. Cộng với đó là phần mềm chuỗi khối kiểm soát QBS. Thế nên, tất cả thông tin cũng như vị trí lưu trữ hồ sơ đều được mã hóa một cách cẩn thận và đúng nhất. Do vậy, khi khách hàng cần, đội ngũ nhân viên chúng tôi sẽ cung cấp thông tin hồ sơ, tra cứu và chuyển mọi thông tin cần đến cho quý khách hàng cách nhanh nhất.

#4. Giải pháp số hóa bằng phần mềm số hóa kho hồ sơ lưu trữ

Bằng giải pháp cùng với phần mềm số hóa tài liệu ADSL hiện đại, tất cả những tài liệu hồ sơ cũ quan trọng trong kho hồ sơ đều được bảo vệ cách an toàn bằng cách sao lưu vào SERVER. Đây chính là phần mềm hỗ trợ khách hàng tra cứu và trích lục chứng từ, tài liệu hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, còn đáp ứng đúng các quy định lưu trữ của pháp luật hiện hành.

#.5 Dịch vụ thu thập, vận chuyển tài liệu hồ sơ đến tận nơi cho khách hàng

Qua thời gian hoạt động, tất nhiên số lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ ngày một tăng lên. Khi các công ty, doanh nghiệp khách hàng muốn chuyển những hồ sơ đến một kho lưu trữ khác hoặc đến một văn phòng khác nhằm giảm diện tích cho văn phòng. Chuyển Nhà 247 sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển hồ sơ tận nơi đến khách hàng. Giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức hơn.

LIÊN HỆ NGAY

Chuyển Nhà 247 phục vụ quý khách hàng 24/24! Hoàn toàn MIỄN PHÍ báo giá và khảo sát

Lý do nên chọn dịch vụ lưu trữ tại Tphcm của Chuyển Nhà 247?

Vì nhu cầu cần lưu trữ tài liệu, hồ sơ từ các công ty doanh nghiệp khách hàng ngày một tăng cao. Nên trên thị trường hiện nay, cũng đã có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hình thành để bạn lựa chọn. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào hình thành cũng uy tín và đáp ứng đầy đủ với mọi yêu cầu khách hàng. Nhưng riêng với đơn vị Chuyển Nhà 247 lại khác. Đây chính là đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hàng hóa uy tín, chất lượng, an toàn, đáng để khách hàng tin chọn và “gửi gắm” hồ sơ lưu trữ. Bởi:

#1. Kho lưu trữ tại Chuyển Nhà 247 an toàn, chất lượng

Không gian kho lưu trữ sạch sẽ, rộng rãi, thoáng mát. Nên đảm bảo hồ sơ lưu trữ an toàn.
Thiết kế những vật dụng lưu trữ như tủ, kệ hộp đựng chắc chắn và có độ chịu lực tốt.
Hồ sơ lưu trữ của khách hàng sẽ được đơn vị dịch vụ chúng tôi lưu trữ trong môi trường 25 độ C, độ ẩm đạt 50%. Đặc biệt, có hun trùng định kỳ mỗi 3 tháng.
Tại kho có đầu tư hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động bằng khí CO2. Nhằm đảm bảo an toàn nhất cho hồ sơ lưu trữ khi không may xảy ra cháy nổ.
Đối với các tài liệu hồ sơ mật quan trọng, chúng tôi sẽ có chế độ lưu trữ riêng biệt, cam kết an toàn và bảo mật thông tin cao.

#2. Dùng phần mềm hiện đại để kiểm soát dữ liệu, giúp thời gian truy cập nhanh

Vấn đề kiểm soát tài liệu luôn là yếu tố hàng đầu khiến mọi người quan tâm và đau đầu. Bởi nếu lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo cách truyền thống, thì việc kiểm soát tài liệu sẽ là một vấn đề rất lớn khi có quá nhiều hồ sơ cần lưu trữ. Nhưng với phần mềm hiện đại tại đơn vị Chuyển Nhà 247, mọi việc lưu trữ, kiểm soát tài liệu đều trở nên đơn giản và dễ dàng. Qua phần mềm, chúng tôi sẽ cung cấp đến khách hàng tài khoản quản lý. Từ đó, giúp khách hàng dễ dàng tìm ra được tài liệu cần ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào mà bạn muốn chỉ cần có internet.

#3. Cam kết có chế độ bảo mật tuyệt đối

Một vấn đề khác luôn khiến khách hàng lo lắng đó là về vấn đề bảo mật thông tin tài liệu, hồ sơ. Nhưng khi khách hàng chọn và sử dụng dịch vụ lưu trữ tại Chuyển Nhà 247, thì vấn đề về chế độ bảo mật cam kết tuyệt đối. Chắc chắn những người không “phận sự” sẽ không thể truy cập hồ sơ của bộ phận khác. Nhất là những tài liệu quan trọng như: pháp lý, nhân sự, thông tin khách hàng, kế toán,…chúng tôi cam đoan chế độ bảo mật tại kho rất cao và nghiêm ngặt. Sẽ không có chuyện rò rỉ thông tin tài liệu ra ngoài.

Với dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Chuyển Nhà 247, mỗi thùng tài liệu hồ sơ của khách hàng lưu trữ đều sẽ được niêm phong cách nghiêm chỉnh, đúng quy trình và chỉ có người đại diện được ủy quyền của công ty khách hàng mới có thể truy cập và kho hồ sơ này. Thêm đó, tại kho lưu trữ còn có bảo vệ, camera giám sát 24/24 đảm bảo sự bảo mật cho hồ sơ lưu trữ ở mức cao nhất. Do đó, khách hàng hãy yên tâm về dịch vụ của chúng tôi nhé!

Tại đơn vị Chuyển Nhà 247, ngoài cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hàng hóa. Chúng tôi còn cung cấp đến quý khách hàng nhiều các dịch vụ khác tiện ích khác như:

Tổng hợp những câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ lưu trữ tại Chuyển Nhà 247

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Nên chúng tôi sẽ đúc kết một số những câu hỏi thường gặp trong quá trình làm dịch vụ như sau:

⭐⭐⭐⭐⭐ #1. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu tại Chuyển Nhà 247 bao lâu?

Tại đơn vị chúng tôi không có thời hạn lưu trữ tối thiểu. Thay vào đó, chúng tôi sẽ lập bảng thanh toán hàng tháng cho khách hàng. Do đó, khách hàng sẽ được lập hóa đơn tối thiểu trong một tháng lưu trữ.

⭐⭐⭐⭐⭐ #2. Đơn vị Chuyển Nhà 247 có cung cấp dịch vụ đóng gói lưu trữ hay không?

Nếu thật sự những hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần phải đóng gói. Khách hàng vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0838.890.890 để được chuyên viên tư vấn, tiếp nhận thông tin khách hàng và có thể đáp ứng yêu cầu cách tốt nhất.

⭐⭐⭐⭐⭐ #3. Thông tin địa chỉ nơi dịch vụ lưu trữ hồ sơ là gì?

Hiện dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Chuyển Nhà 247 có những địa chỉ cụ thể như sau:

Địa chỉ: Số 9 Đường 26/3, P. Bình Hưng Hoà, Q. Tân Phú
Hotline: 0838.890.890

⭐⭐⭐⭐⭐ #4. Vậy chi phí cho dịch vụ lưu trữ là bao nhiêu?

Để có thể đưa ra một mức phí cụ thể, chính xác cho dịch vụ lưu trữ bao nhiêu là rất khó. Bởi giá thành nó còn bị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác cấu thành. Cụ thể như: Yếu tố kích cỡ thuê kho, số lượng hồ sơ tài liệu cần lưu trữ, yêu cầu từ khách hàng…. Nhưng với những kho tự quản có kích cỡ nhỏ như 1m2 sẽ có mức giá dịch vụ rẻ hơn nhiều so với các kho có kích cỡ lớn từ 50m2 trở lên. Nếu khách hàng muốn biết mức giá cụ thể hơn, hãy nhấc máy và gọi ngay với chúng tôi để được chuyên viên tư vấn và báo giá cụ thể nhất cho khách hàng được rõ.

⭐⭐⭐⭐⭐ #5. Sử dụng dịch vụ lưu trữ có cần phải ký hợp đồng mới khi cần gia hạn không?

Khi khách hàng cần gia hạn thời gian về dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Chuyển Nhà 247 sẽ không cần phải ký kết hợp đồng. Thay vào đó, chỉ cần khách hàng thông báo trước thời gian muốn gia hạn thêm bao lâu. Sau đó, tiến hành thanh toán cho đơn vị chúng tôi là xong. Lưu ý rằng tiền thuê kho lưu trữ cần phải được thanh toán trước ngày đáo hạn.

Tất cả thông tin được chia sẻ trong bài viết Chuyển Nhà 247 cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, hàng hóa TP.HCM, đều là những phần thông tin mà khách hàng cần tham khảo, cần biết. Nhằm giúp khách hàng có được những sự lựa chọn tốt hơn về dịch vụ khi có nhu cầu. Nếu quý khách hàng còn có vấn đề gì thắc mắc hãy nhấc máy và gọi ngay cho chúng tôi qua Hotline: 0838.890.890, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc cách cụ thể nhất.

⭐⭐⭐ Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:⭐⭐⭐